Il progetto di digitalizzazione ha coinvolto una multinazionale di rilievo nel settore industriale (50+ sedi, 25.000+ dipendenti, 12+ miliardi di fatturato), che ha deciso di ottimizzare i flussi di gestione e approvazione delle campagne promozionali.
Descrizione del Processo
Il processo prevede che la richiesta di approvazione sia valutata in base a:
- Scopo della campagna, prodotti e dipartimenti coinvolti.
- Scontistiche applicate, previsioni di vendita e margini.
L’approvazione viene effettuata dai responsabili dei dipartimenti coinvolti, determinati dinamicamente sulla base di specifiche metriche. Originariamente, le richieste avvenivano tramite un file Excel contenente i dati della campagna e la lista degli approvatori. Questo file veniva poi revisionato e approvato direttamente.
Limiti della Soluzione Iniziale
- Assenza di regole di validazione nel file Excel, con possibili errori manuali.
- Modificabilità dei dati da chiunque riceva il file
- Mancanza di controllo sull’avanzamento dell’approvazione, sia in termini di tempo sia di presa in carico.
- Uso della mail come strumento di comunicazione, complicando la tracciabilità e proliferando copie dei file.
Un tentativo iniziale di risolvere questi problemi prevedeva la stampa dei moduli e la firma manuale, introducendo ritardi significativi.
Intervento e Soluzione
Abbiamo realizzato un’applicazione Web basata su Microsoft 365, utilizzando:
- SharePoint Online come repository dei dati.
- Power Apps per la creazione dei moduli di approvazione.
- Power Automate per la gestione dei flussi di approvazione.
Vantaggi della Soluzione M365
- Nessuna infrastruttura on-premise, grazie al cloud.
- Integrazione con il dominio Microsoft per l’autenticazione.
- Strutture dati e interfacce utente fornite dalla piattaforma.
- Sviluppo con tecnologia Low Code.
Con una solida infrastruttura, ci siamo concentrati sulle logiche di business e di approvazione, realizzando un applicativo solido, efficace ed efficiente.
Complessità del Flusso di Approvazione
Il flusso di approvazione può comprendere fino a 16 step, determinati da tre soglie. I controlli e le validazioni dei dati, delle soglie e degli utenti coinvolti sono gestiti automaticamente, eliminando errori umani. Le approvazioni, sequenziali, sono notificate solo quando necessario. Ogni attore può verificare lo stato dell’approvazione tramite un pannello di controllo dedicato, minimizzando i tempi di attesa.
Risultati a Quasi un Anno dall’Implementazione
– 190+ richieste di approvazione inserite.
– 120+ approvate.
– 2,08 giorni di media per l’approvazione.
– 92 richieste approvate il giorno stesso (77,5%).
– 27 approvate entro 10 giorni (22,5%).
– 3 approvate oltre i 50 giorni (2,5%).
Tutti i dati sono sempre disponibili in singola copia non modificabile e possono essere utilizzati per analisi, statistiche e consultazione
Fabio Ferraguti
Scopri la presentazione di Fabio Ferraguti, dal titolo “Ottimizzazione della Gestione Documentale e Digitalizzazione Processi”, il giorno 28 maggio alle 11.30 a SPS nell’area Talk dello stand di CNI-Fedinger.
